Засади використання АСДС від 02.04.2025 року

ЗАТВЕРЖЕНО

зборами суддів Первомайського

міськрайонного суду Харківської області

02 квітня 2025 року

(протокол зборів суддів №1/2025)

 

ЗАСАДИ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ ПЕРВОМАЙСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ

ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

I. Загальні положення

1. Ці засади прийнятті на виконання вимог пункту 3 рішення Ради суддів України №7 «Про введення в дію нової редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду» та визначають специфіку автоматизованого документообігу в Первомайському міськрайонному суді Харківської області на підставі «Положення про автоматизовану систему документообігу суду», затверджене рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529, яке введено в дію з 01 квітня 2025 року, з відповідними змінами до нього (далі – Положення).
2. Вказані засади не використовуються у веденні кадрового діловодства суду, при розгляді питання відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян» та Закону України «Про доступ до публічної інформації».
3. Терміни у засадах вживаються у значенні, визначеному у п.2.1.1 Положення, а цілі та завдання засад є функціонування автоматизованої системи документообігу в Первомайському міськрайонному суді Харківської області відповідно до цілей та завдань, передбачених п.1.3.1 Положення.
4. Для функціонування автоматизованої системи Первомайський міськрайонний суд Харківської області в особі уповноважених осіб забезпечує:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

5. У Первомайському міськрайонному суді Харківської області суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
6. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в Первомайському міськрайонному суді Харківської області здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з Територіальним управлінням ДСА України у Харківській області та відповідними судами.
7. Збори суддів Первомайського міськрайонного суду Харківської області мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
8. За результатами розгляду питань, зазначених в пункті 7 розділу І Засад, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу Первомайського міськрайонного суду Харківської області і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.\
9. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Первомайського міськрайонного суду Харківської області збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
10. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (враховуючи кожну зміни та доповнення) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

IІ. Порядок функціонування автоматизованої системи

1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Первомайському міськрайонному суді Харківської області суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор, яким в Первомайському міськрайонному суді Харківської області є головний спеціаліст (з інформаційних технологій).

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор, яким в Первомайському міськрайонному суді Харківської області є головний спеціаліст (з інформаційних технологій).
6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
7. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
8. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.
9. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
10. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в Первомайському міськрайонному суді Харківської області. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції. Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).
11. У Первомайському міськрайонному суді Харківської області автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства. Цей номер містить індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
12. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

13. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
14. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ. Реєстрація справ та матеріалів включає в себе як реєстрацію, так і автоматичний розподіл, який повинен  бути здійснений у день надходження справ або матеріалів в межах робочого часу з урахуванням навантаження та фізичної можливості внесення відповідних даних до автоматизованої системи документообігу суду відповідальними працівниками канцелярії суду. Справи та матеріали кримінального, цивільного, адміністративного судочинства та матеріали справ про адміністративні правопорушення, розгляд яких відповідно до чинного законодавства повинен відбуватися негайно або протягом 72 годин з часу надходження, мають бути  зареєстровані та автоматично розподілені у робочий час в день їх надходження до суду без обмеження часу їх автоматичного розподілу.
15. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

16. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

17. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

18. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення та п.16 Засад використання автоматизованої системи документообігу Первомайського міськрайонного суду Харківської області, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
19. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,

де:	К_Н	-	коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;
	Сума (Вага_Судової_Справи)	-	розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;
	Вага_Судової_Справи	-	розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН,

де:	К_СКЛАДН	-	коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше 0);
	К_ФУС	-	коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;
	К_АДМІН	-	коефіцієнт адміністративних посад - коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1);
	КтРД	-	кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

20. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
21. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
22. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення та п.17 Засад використання автоматизованої системи документообігу Первомайського міськрайонного суду Харківської області, не допускається.
23. У Первомайському міськрайонному суді Харківської області запроваджено спеціалізацію: кримінальні справи, кримінальні провадження, справи про адміністративні правопорушення розглядають судді Афанасьєв В.О., Босняк М.М., Васянович Г.М., Журавель О.О. Цивільні та адміністративні справи, матеріали та подання у порядку ЦПК України, КАС України розглядають судді Библів С.В., Кочнєв О.В. та Кузьменко С.Л.

Спеціалізація діє, поки в розподілі наявні двоє суддів щодо однієї спеціалізації. Перебування судді (суддів) у відпустці, перебування у тимчасовій непрацездатності або у відрядженні не є підставою вважати, що спеціалізації у суді відсутня. При зменшенні кількості суддів у спеціалізації до одного усі справи в суді підлягають розподілу між усіма суддями (тут просто деталізував, на перспективу).

Судді Босняк М.М., Васянович Г.М., Библів С.В., Журавель О.О., Кочнєв О.В. та Кузьменко С.Л. здійснюють повноваження слідчих суддів до 05 березня 2027 року включно.

Ювенальними суддями, уповноваженими розглядати кримінальні справи та провадження, клопотання, скарги, заяви на стадії досудового розслідування щодо неповнолітніх, є судді Босняк М.М., Васянович Г.М. та Журавель О.О., які здійснюють вказані повноваження до 05 березня 2027 року включно. Ювенальними суддями, уповноваженими розглядати кримінальні справи та провадження, як члени колегії суддів, також є судді Библів С.В. та Кочнєв О.В., які здійснюють вказані повноваження до 05 березня 2027 року включно.

Заяви про відвід (самовідвід) під час досудового розслідування розглядаються суддями Первомайського міськрайонного суду Харківської області, незалежно від спеціалізації з розгляду справ. Заява про відвід (самовідвід) судді, який здійснює судове провадження одноособово, подана під час судового провадження та на стадії виконання судових рішень у порядку КПК України, розглядається іншим суддею Первомайського міськрайонного суду Харківської області, незалежно від спеціалізації з розгляду справ та проваджень.

24. У Первомайському міськрайонному суді Харківської області не визначено склад колегій суддів. Вони визначаються автоматично комп’ютерною програмою «Д-3». До складу колегії може бути включений резервний або запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.

Коефіцієнти форми участі судді у справі встановлено у Первомайському міськрайонному суді Харківської області на наступному рівні: для головуючого (як при одноособовому, так і при колегіальному розгляді), судді-доповідача – 1, для судді-учасника колегії, запасного судді – 0,5.

25. У Первомайському міськрайонному суді Харківської області застосовуються наступні коефіцієнти складності кримінальних справ і проваджень:

№	Характеристика справи:	КС
1	Нескладні справи: - кримінальні проступки (ч.2 ст.12 КК України); - нетяжкі злочини з угодою; - тяжкі злочини з угодою про примирення	2,0
2	Справи невеликої складності: - нетяжкі злочини без угоди; - тяжкі злочини з угодою про визнання винуватості; - кримінальні справи, які мають від 5 до 10 епізодів злочинів у своєму складі	3,0
3	Складні справи: - тяжкі злочини  (ч.5 ст.12 КК України); - кримінальні справи відносно від 5 до 10 обвинувачених; - кримінальні справи, які мають більше 10 епізодів злочинів у своєму складі; - вчинення злочину організованою злочинною групою (ч.3 ст.28 КК України); - кримінальні справи, які мають від 3 до 10 томів матеріалів справи  (в разі надходження справи за КПК України 1960 року та з інших судів України)	5,0
4	Особливо складні справи: - особливо тяжкі злочини  (ч.6 ст.12 КК України); - кримінальні справи відносно більше 10 обвинувачених; - кримінальні справи відносно 20 потерпілих; - вчинення злочину злочинною організацією (ч.4 ст.28 КК України); - кримінальні справи які мають більше 20 епізодів злочинів у своєму складі; - кримінальні справи, які мають більше 10 томів матеріалів справи  (в разі надходження справи за КПК України 1960 року та з інших судів України)	10,0

Обрання коефіцієнту складності здійснюється за ступенем тяжкості злочину, інкримінованого обвинуваченому. Проте в разі, якщо за одним із похідних показників (кількість потерпілих, обвинувачених, епізодів, томів, вчинення злочину організованою групою чи злочинною організацією) кримінальна справа (провадження) підлягає віднесенню до наступної категорії, вона отримує більший коефіцієнт складності, який вноситься секретарем суду вручну під час реєстрації обліково-статистичної картки на справу в комп’ютерній програмі «Д-3».

Коефіцієнти складності для справ про адміністративні правопорушення, матеріалів у порядку КПК України, КУпАП приведено у наступній таблиці:

№	Справи про адміністративні правопорушення	КС
1	- справи про адміністративні правопорушення, крім справ про корупційні правопорушення; - справи у порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення.	1,0
2	-  справи про корупційні правопорушення.	2,0
	Справи у порядку КПК України
1	-  заяви про відвід; - клопотання слідчому судді, крім клопотань про обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою, продовження строків тримання під вартою; -  справи у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах та провадженнях.	1,0
2	-  клопотання про обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою, продовження строків тримання під вартою; - скарги на рішення, дії чи бездіяльність органів досудового слідства чи прокурора під час досудового розслідування.	2,0

Для цивільних і адміністративних справ, матеріалів у порядку ЦПК України, КАС України, встановлено єдиний коефіцієнт складності, який дорівнює 1.

У Первомайському міськрайонному суді Харківської області відсутній коефіцієнт для адміністративної посади.

26. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
27. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя з урахуванням його спеціалізації. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації, а в разі відсутності вказаних суддів, з числа інших суддів, які знаходяться в автоматичному розподілі.
28. У Первомайському міськрайонному суді Харківської області інформація про перебування судді у нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів у разі, якщо воно триває понад 4 години.

Судді, які перебувають в нарадчій кімнаті не приймають участь в автоматичному розподілі кримінальних проваджень (справ), справ про адміністративні правопорушення, проваджень (справ) у порядку виконання судових рішень, а також інших проваджень, які підлягають розгляду у порядку КПК України, окрім визначення складу колегії суддів для розгляду кримінальних проваджень (справ), відповідно до пункту 27 Засад.

Про перебування судді у нарадчій кімнаті помічником судді або секретарем судового засідання складається довідка, в якій зазначається наступні дані: по якій справі суддя (колегія суддів) перебуває в нарадчій кімнаті; дата та час виходу до нарадчої кімнати відповідно до журналу судового засідання; орієнтовні дата та час проголошення судового рішення. До довідки долучається копія або витяг з журналу судового засідання (першій та останній аркуш (в разі, якщо їх більше трьох), де зазначаються що це за справа та дані про видалення до нарадчої кімнати. Без долучення копії або витягу із журналу судового засідання довідка про перебування у нарадчій кімнаті є недійсною та до опрацювання з метою внесення інформації до табелю в автоматизованій системі документообігу суду відповідальним працівником апарату суду не приймається.

Вихід судді з нарадчої кімнати підтверджується копією або витягом із журналу судового засідання (першій та останній аркуш (в разі, якщо їх більше трьох).

В разі судового провадження у закритому судовому засіданні, про вихід до нарадчої кімнати та проголошення судового рішення складається довідка, до якої вноситься відповідні дані.

Судові справи, які знаходяться в провадженні судді, під час перебування судді у нарадчій кімнаті, повторному авторозподілу не підлягають.

28. Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.
29. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів. Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному (більше 30 днів, за медичним висновком або довідкою) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення та пункті 15 Засад. Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

30. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення та пункту 15 Засад.
31. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини. У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цього Положення.
32. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
33. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

34. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження. При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.
35. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 1 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений, зокрема і іншої спеціалізації.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

36. У разі розгляду судової справи колегією суддів відповідного суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді (судді-доповідача).

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений, зокрема і іншої спеціалізації.

Протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для використання в суді.

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

37. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

Результатом визначення запасного судді є протокол автоматизованого визначення запасного судді (додаток 4 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт автоматизованого визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення запасного судді; тривалість автоматизованого визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту автоматизованого визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованого визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений, зокрема і іншої спеціалізації.

Протокол автоматизованого визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення запасного судді може бути роздрукований для використання в суді.

Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

38. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею (додаток 7 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений, зокрема і іншої спеціалізації.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для використання в суді.

Визначення слідчого судді

39. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення та п.17 Засад.

Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 3 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизоване визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту автоматизованого визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизоване визначення слідчого судді може бути роздрукований для використання в суді.

40. Клопотання слідчого, прокурора, сторони кримінального провадження та скарги під час досудового розслідування у межах одного кримінального провадження передаються слідчому судді, якого визначено у порядку ст. 35 КПК України при надходженні першого клопотання чи скарги у даному кримінальному провадженні до завершення досудового розслідування.

Повторне клопотання слідчого, прокурора, сторони, скарги на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді), у межах одного кримінального провадження, в якому вже було визначено слідчого суддю відповідно до ст. 35 КПК України, у випадку виключення такого слідчого судді з автоматичного розподілу справ (з підстав відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності тощо), слідчий суддя визначається в порядку ст. 35 КПК України і цьому слідчому судді передаються наступні клопотання, які надійшли в період виключення з автоматичного розподілу справ відсутнього слідчого судді. Після припинення існування обставин виключення первинного обраного слідчого судді, усі клопотання в межах одного досудового провадження, продовжують надходити первинно визначеному слідчому судді.

41. В разі надходження із суду апеляційної інстанції кількох клопотань (заяв, скарг) в порядку зміни підсудності по одному кримінальному провадженню, вони підлягають автоматичному розподілу між усіма слідчими суддями Первомайського міськрайонного суду Харківської області безвідносно того, кому першому було розподілене перше клопотання по даному провадженню.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

42. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:

- клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), окрім норм п.40 Засад;

- судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяви про перегляд заочного рішення;

- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи не розглянуті на час автоматичного розподілу;

- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

- повернення матеріалів цивільних справ із суду апеляційної інстанції на дооформлення (вирішення процесуальних питань), в разі, якщо порушення вимог допустив головуючий у справі суддя.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення та норм пункту 41 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу Первомайського міськрайонного суду Харківської області.

Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8 до Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

43. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення та пункту 17 Засад.

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення та пункту 41 Засад, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення та пункту 16 Засад.

За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 9 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

Результатом повторного автоматизованого визначення запасного судді є протокол повторного автоматизованого визначення запасного судді (додаток 10 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Результатом повторного автоматизованого визначення  слідчого судді є протокол повторного автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 11 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматизоване визначення запасного, слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного, слідчого  судді за випадковим числом; підстави проведення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого  судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для використання в суді.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

44. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення та абзаці першому пункту 44 Засад обставин.

У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення та абзаці першому пункту 44 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється шляхом одноособового розподілу головою суду, враховуючи черговість надходження вказаних клопотань, рівномірність судового навантаження серед діючих суддів за прізвищем суддів у порядку української абетки, шляхом ведення окремого журналу обліку справ, які надійшли, формування та заповнення якого здійснює голова суду. Ну тут іншого вигадати не можливо, тільки так.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення та абзаці першому пункту 44 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням та Засадами інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

45. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24 пункту 2.3 Положення та пункту 31 Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 12 до Положення).

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності); причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

46. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

Визначення присяжних

47. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору (додаток 5 до Положення) зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Доступ для коригування протоколу попереднього відбору присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів попереднього відбору присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.

У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою – п’ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою – п’ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи (за потреби).

На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6), що автоматично створюється автоматизованою системою.

На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних (додаток 13 до Положення). Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цим Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.

Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

48. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею.

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

У Первомайському міськрайонному суді Харківської області до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

Надання інформації про стан розгляду судових справ

49. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.

Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».

Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

50. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактора текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» після їх підписання автором (авторами).

У визначених законодавством випадках електронний примірник документа може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

         Надсилання електронних документів до державних реєстрів та

               інформаційних систем інших державних органів і установ

51. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

Підготовка статистичних даних

52. Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

від місцевих, апеляційних та вищих спеціалізованих судів до ДСА України та Верховного Суду;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» після його підписання автором.

У визначених законодавством випадках електронний примірник звіту може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

Передача судових справ до електронного архіву

53. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.

Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

IV. Особливості функціонування Засад у суді

1. Перебування у нарадчій кімнаті включає складання та проголошення тексту відповідного судового рішення.
2. Перебування у нарадчій кімнаті за нормами Кодексу України про адміністративні правопорушення не передбачений, у зв’язку з чим перебування у нарадчій кімнаті у справах про притягнення особи до адміністративної відповідальності не передбачено.
3. У разі ухвалення суддею у справі рішення про скасування заочного рішення і призначення справи до розгляду у загальному порядку – суддя, секретар судового засідання чи помічник судді, у день ухвалення такого судового рішення вносить його у статусі «Оригінал» до комп’ютерної програми «Д-3», про що одночасно повідомляє канцелярію суду з метою внесення відповідної інформації до автоматизованої системи.
4. У разі не виходу судді на роботу  з поважних причин, які будуть підтверджені документально в подальшому, суддя зобов’язаний  протягом 30 хвилин з моменту настання вказаних обставин повідомити про це голову суду або особу, яка виконує його обов’язки, для невідкладного внесення відповідної інформації до табеля обліку використання робочого часу суддів. Судові справи, які було розподілено цього робочого дня судді, який відсутній на роботі з поважних причин, за розпорядженням керівника апарату суду підлягають повторному автоматизованому розподілу у комп’ютерній програмі «Д-3». Невиконання суддею вищезазначеної норми Засад, позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково, та не є підставою для їх повторного розподілу.
5. Норми Засад використання автоматизованої системи документообігу Первомайського міськрайонного суду Харківської області в новій редакції відповідно до норм положення починають діяти на наступний день за днем їх затвердження зборами суддів, тобто з 03 квітня 2025 року.